O que é gestão de documentos de SST
É manter organizado, atualizado e protegido tudo o que comprova que a empresa cumpre as normas de saúde e segurança: programas, laudos, ASOs, certificados de treinamento, fichas de EPI, CATs e prontuários médicos. Serve para empresas que precisam encontrar um papel rapidamente, que têm várias unidades ou que já perderam documentos na troca de fornecedor ou de pessoa no RH.
Documentos da empresa e documentos do serviço médico
Nem tudo pode ficar na mesma pasta. Uma parte do arquivo é da empresa e pode circular entre RH, segurança e gestores. Outra parte é sigilosa e fica restrita ao serviço médico.
| Documento | Quem acessa | Observação |
|---|---|---|
| PGR, PCMSO e laudos técnicos | Empresa e equipe de SST | Versão vigente sempre à mão, com as anteriores preservadas |
| ASO | Empresa e trabalhador | Traz a conclusão de aptidão, sem diagnóstico |
| Certificados e fichas de EPI | Empresa e equipe de SST | Organizados por colaborador e por função |
| Prontuário médico e exames | Serviço médico | Sigilo profissional; a empresa não tem acesso ao conteúdo clínico |
| CAT e investigação de acidentes | Empresa, SESMT e CIPA, conforme o caso | Cuidado com dados de saúde no relato |
Por quanto tempo guardar?
Os prazos de guarda variam por documento e são definidos nas próprias normas e na legislação previdenciária, conforme a norma vigente. Alguns são longos, porque servem de prova sobre exposições que podem ter efeito muitos anos depois. A regra prática é simples: nada de SST deve ser descartado sem conferir antes o prazo aplicável. Essa história também alimenta o PPP, que o trabalhador pode pedir mesmo depois de desligado.
Como organizamos o arquivo
Inventário
Listamos o que existe, onde está, em que formato e o que está faltando ou vencido.
Separação por sigilo
Documentos administrativos de um lado, conteúdo clínico do outro, com acessos definidos.
Padrão de nomes e versões
Cada arquivo com identificação clara de unidade, colaborador, data e versão, para achar em minutos.
Rotina de atualização
Novos ASOs, certificados e revisões de programas entram no arquivo assim que são emitidos.
Erro comum: substituir o PCMSO ou o PGR pela versão nova e apagar a antiga. Em uma perícia sobre fatos de anos atrás, é a versão vigente na época que importa. Mantenha o histórico completo.
Sinais de que o arquivo precisa de atenção
- ASOs espalhados em e-mails pessoais de quem já saiu da empresa
- Prontuários guardados no RH, junto com a pasta funcional
- Certificados de treinamento sem identificação do instrutor ou do conteúdo
- Dificuldade para reunir a documentação pedida em um edital ou auditoria de cliente
Arquivo físico, digital ou os dois
A maioria das empresas vive uma fase de transição: documentos antigos em caixas, documentos novos em pastas na nuvem e alguns perdidos no meio do caminho. O importante é ter uma única referência de onde cada coisa está. Definimos com você o que continua no papel, o que passa a ser só digital e como funcionam as cópias de segurança. Também combinamos quem pode consultar, quem pode alterar e como fica registrado cada acesso ao conteúdo sigiloso, em linha com a LGPD.
Como a MT2 ajuda sua empresa
Fazemos o inventário, separamos o que é sigiloso, padronizamos o arquivo e mantemos a rotina de atualização. Quando um cliente, um edital ou uma auditoria de SST pedir comprovação, os documentos estão prontos para serem reunidos.